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Unternehmen: Alpega Group

Front Office Manager:in, Wien

Teilzeit
Alpega Group

Willst du für einen reibungslosen Ablauf in unserem Büro in Wien sorgen, die Verantwortung für unseren Empfang, unser Büro und die Organisation von Firmenevents und Meetings übernehmen? Wir freuen uns über deine Bewerbung!

Was bieten wir?

  • Die Möglichkeit, Teil eines führenden Unternehmens im Bereich Transportmanagement-Software zu werden.
  • Ein internationales und aufgeschlossenes Umfeld mit Kollegen und Kolleginnen aus verschiedenen Teilen der Welt
  • Ein unterstützendes Team in dem Zusammenarbeit gross geschrieben wird
  • Eine offene und flache Kultur mit kurzen Kommunikationswegen.
  • Eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle (die Kernzeiten von 09.00 – 13.00 Uhr müssen abgedeckt sein)

Worum geht es in dieser Position? 

  • Empfangstätigkeiten: Beantwortung eingehender Anrufe, Begrüßung von Kunden, neuen MitarbeiterInnen und Lieferanten, Verwaltung der Zutrittskarten der Mitarbeitenden, usw.
  • Vorbereitung von Meetings und Events: Planung und Organisation von Meetings und Teamveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Culture Events
  • Organisation der Gesundheitsdienste in unserem Büro: Zusammenarbeit mit unserem Arbeitsmediziner, um regelmäßige Gesundheitstreffen für unsere Mitarbeitenden anzubieten
  • Unterstützung unseres Beauftragten für Arbeitssicherheit Verwaltung von Wohlfühlangeboten in unserem Büro: Bestellung und Verteilung von Kaffee, Tee, Süßigkeiten und Büroartikel
  • Onboarding: du bist aktiver Teil unseres Onboarding-Programms und stellst das Office Team sowie alle relevanten Büro- und Sicherheitsthemen vor
  • Facility-Projekte und -Aufgaben: Unterstützung bei Büroumzügen (Möbel, Ausstattung) und Verwaltung des Sitzplans, Meldung und Lösung von Wartungs- und Facility-Problemen.
  • Posteingang und Postausgang, Versand von Paketen und Abstimmung mit Paketdiensten
  • SharePoint: Office- und Arbeitsschutzseiten auf dem neuesten Stand halten und Updates oder Neuerungen integrieren

Wir passen zusammen, wenn du Folgendes mitbringst 

  • Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
  • Freude an der Planung, Organisation und Durchführung von zahlreichen Events
  • Fähigkeit an mehreren Themen gleichzeitig zu arbeiten
  • Leidenschaft für die Unterstützung anderer und aktiver Beitrag zu einem positiven und sichern Office Umfeld Zuverlässigkeit und Diskretion
  • eine positive und proaktive Einstellung
  • Gute Office-365-Kenntnisse
  • Professionelle Englisch- und Deutschkenntnisse (schriftlich und mündlich)

ÜBER DIE ALPEGA GRUPPE

Die Alpega Group ist ein schnell wachsendes, führendes Softwareunternehmen, das modulare Lösungen für die Verwaltung der Transportlogistik von Anfang bis Ende anbietet. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Transportprozesse umweltfreundlicher zu gestalten, ihren CO2-Ausstoß zu reduzieren, ihre Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit mit ihrem Ökosystem zu verbessern.